COMO ORGANIZAR CORRECTAMENTE SU EMPRESA
Autor: Desconocido
Una empresa mal
estructurada es sinónimo de caos y falta de eficiencia. Evite que esto le
suceda a su negocio.
Los dueños de
empresas pequeñas tienen un trabajo muy desafiante. Muchos propietarios se
deciden por una industria porque se ajusta a su pasión o a algo en lo que son
buenos. Lo que muchos emprendedores no
comprenden es que se necesita mucho más que ser bueno en una industria en
particular para llevar adelante un negocio.
La mayor parte del
tiempo, los dueños de pymes necesitan cumplir muchos roles: visionario,
desarrollo de productos, publicista, contable, secretario, conserje y más. Es
por esto que el sentirse abrumado es algo que puede ocurrir en cualquier
momento.
La mayoría de las
empresas que no son rentables experimentan problemas serios en la forma cómo
organizan el trabajo diario. Esto se puede observar en negocios donde los
trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe que es lo
que tiene que hacer.
Se entiende por
organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que estos puedan
alcanzar los objetivos de mejor manera. Por ello, una
buena organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas
propuestas. Estos son algunos pasos para lograrlo:
1. Tener claro los
objetivos. El primer paso para darle una estructura a su
empresa es tener bien definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar y
comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben se sencillas,
entendibles y fáciles de memorizar. Una vez claros estos aspectos, se podrá
definir qué funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos.
2. Tener claros los
recursos de la empresa. El segundo paso consiste en examinar a sus
trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver cuantos
necesita y cuales son sus capacidades y talentos. También deberá tener claras
las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para
así minimizar sus costos.
3. Haga una lista
con las actividades a realizar. Una vez claros los
objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas
de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así
como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad. Por ejemplo,
si se trata de una empresa de delivery, deberá apuntar las tareas necesarias
para un buen servicio, como recepción de llamados, despacho de los productos,
servicio post-venta, etc. Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera.
Puede consultar a otros empresarios del rubro para ver cómo ha estructurado su
negocio y tener una idea al respecto.
4. Divida estas
actividades en unidades. Especifique en que consisten, cuánto tiempo se
necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en
concordancia con las metas finales de la empresa.
5. Asigne cada
actividad a la persona idónea. Elija a la persona
que podría ejecutar de mejor forma cada tares, según sus habilidades,
conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es fundamental para
lograr los resultados esperados, por lo que no se apresure en hacerlo.
Asegúrese de que sus empleados han comprendido perfectamente lo que se les pide
y están de acuerdo.
6.- Elija al líder.
En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si
la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo
jefe, pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrá que pensarse en
mandos intermedios.
7. Mantenga al día
la organización de la empresa. Esté atento a los
cambios. Con el tiempo, la actual organización de la empresa puede ser
inadecuada por las condiciones internas o cambios externos. Renueve su empresa
según sus necesidades.
8.- Desarrolla un
equipo. Incluso el dueño
más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir en la forma de empleados u
otro tipo de ayuda subcontratada. No puedes ser un experto en todo y si lo
intentas perderás el foco de por qué empezaste ese negocio en primer lugar.
Asegúrate de que tienes un equipo de personas con conocimientos que te ayuden a
administrar la empresa, por lo tanto vale la pena el gasto de hacerlo bien
desde el comienzo.
Si no estás seguro
de como comprender que es lo que necesitas, comienza haciendo una lista de las
actividades que:
No quieres hacer
No sabes cómo hacer
Sabes cómo hacer
pero no tienes el tiempo para hacerlo
9.- Documenta tus
procesos. Los negocios
pequeños pueden convertirse en grandes negocios a veces. Ford y Apple
comenzaron como negocios pequeños. Asegúrate de que estas preparado ante
cualquier crecimiento que tu negocie experimente.
Revisa los procesos
y procedimientos que cada uno en tu organización lleva a cabo y documéntalos.
Esto te ayudara a:
Ser capaz de ver
cualquier brecha o mejora en las áreas que necesiten ser tomadas en cuenta.
Además contar con procedimientos documentados garantiza consistencia en las
políticas.
Tener la habilidad
de manejar la situacion cuando alguien se vaya.
Poder entrenar a
las personas para fortalecer la empresa.
Hacer crecer el
valor del negocio. ¿Sabías que la mayoría de los inversores de negocios no
quieren comprar una empresa si toda la información está en la cabeza del dueño?
Si cuentas con sistemas solidos bien documentados, aumentas significativamente
el valor de tu negocio.
10.- Cuídate a ti
mismo. Es fácil sentirse
consumido cuando tienes un negocio que sacar adelante. Asegúrate de que dejas
un tiempo para ti mismo. Los empresarios más exitosos se aseguran de tomar
vacaciones y tiempo para recargar las baterías.
Es verdad que todos
los dueños de negocios tienen mucho que hacer y la lista nunca termina. Sin
embargo ¿sientes que las cosas se estancan? ¿Es la producción la misma o está
creciendo?
Si no das a tu
cerebro y cuerpo el tiempo para recargarse, las cosas que hagas no serán todo
lo bueno que podrían ser. Dar a la mente el tiempo de enfocarse en una forma
distinta energiza e inspira.
Subido por: Daniel Rangel Rojas
